Система доклада электронных документов

Система доклада электронных документов

Система Доклада Электронных Документов

На сегодняшний день системы электронного документооборота(ЭДО) присутствуют на большинстве предприятий. Наиболее успешные внедрения ЭДО учитывают и сохраняют принятые на предприятии процессы и принципы традиционного бумажного документооборота, расширяя его возможностями электронного документооборота. При подобном подходе пользователям необходимо освоить новые инструменты, без необходимости перехода на новые бизнес-процессы и принципы документооборота. Одним из проблемных моментов подобных систем является организация работы руководства с системами ЭДО и самими электронными документами. Основными проблемами здесь являются:

·         необходимость обучения руководящего состава системам ЭДО;

·         меньшая наглядность и простота электронных документов по сравнению с бумажными копиями;

·         наличие наглядной истории работы с документом;

·         представление истории связанных документов (почтовой переписки, связанных распоряжений)

В традиционном документообороте для этих целей часто используется процедура докладов о документах секретарем или подчиненными руководителю. На текущий момент системы электронного документооборота подобных возможностей практически не предоставляют, что не позволяет в полной мере использовать преимущества ЭДО в организации.

Основная цель проекта - предоставление простого и удобного механизма доклада электронных документов руководству, обеспечение возможности представления пакета электронных документов руководству докладчиком, совместной работы с документами, историей работы с документом, отображение связей документов, механизмом интеграцией с электронной цифровой подписью (ЭЦП).

 

Разрабатываемая система представляет собой клиент-серверное программное обеспечение позволяющее организовывать видеоконференцсвязь между руководителем и докладчиком, предоставлять удобный интерфейс отображения документа и связанного пакета документов, входящих в доклад, предоставлять интуитивный интерфейс работы с документами на основе сенсорных экранов с поддержкой технологии мультитач, синхронизировать отображение документа между докладчиком и руководителем. Фактически докладчик и руководитель видят одинаковое отображение документа, докладчик имеет возможность перемещаться по документу, выделять наиболее важные пункты, готовить поручения, без активной работы руководителя с приложением. Кроме того, разрабатываемая система предполагает интеграцию с подсистемой электронной цифровой подписи, позволяя формировать ЭЦП документа, расписавшить прямо на экране монитора.